Algemene Voorwaarden

Artikel 1 - Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• SubscriptieScan / Opdrachtnemer: subscriptiescan.com, gevestigd aan Houthavens 12, 1019 BW Amsterdam, KvK-nummer 82471934
• Opdrachtgever: De natuurlijke of rechtspersoon die een audit-opdracht plaatst
• Audit: De dienst waarbij SubscriptieScan de SaaS-abonnementen van Opdrachtgever analyseert
• Rapport: Het schriftelijke document met bevindingen en aanbevelingen
• Implementatie: Optionele dienst waarbij SubscriptieScan aanbevelingen uit het Rapport uitvoert

Artikel 2 - Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten tussen SubscriptieScan en Opdrachtgever. Afwijkingen zijn alleen geldig indien deze schriftelijk zijn overeengekomen.

Artikel 3 - Totstandkoming overeenkomst

De overeenkomst komt tot stand:

• Bij schriftelijke bevestiging (e-mail) door SubscriptieScan na ontvangst van een audit-aanvraag, of
• Bij ondertekening van een offerte door Opdrachtgever

Artikel 4 - Dienstverlening

4.1 Kennismakingsgesprek

Het eerste kennismakingsgesprek (ca. 20 minuten) is kosteloos en vrijblijvend. Tijdens dit gesprek bespreekt SubscriptieScan de huidige situatie en geeft een indicatie van potentiële besparingen.

4.2 Audit-proces

De audit bestaat uit de volgende stappen:

1. Opdrachtgever verschaft read-only toegang tot financiële gegevens
2. SubscriptieScan analyseert de SaaS-abonnementen (duur: 5-7 werkdagen)
3. SubscriptieScan levert een schriftelijk Rapport met bevindingen en aanbevelingen
4. Toelichting van het Rapport in een gezamenlijk gesprek (optioneel)

4.3 Implementatie (optioneel)

Op verzoek kan SubscriptieScan de aanbevelingen uit het Rapport implementeren. Dit omvat onder meer: onderhandelingen met vendors, opzeggen van abonnementen, migratie naar alternatieven. De kosten hiervoor worden separaat geoffreerd.

Artikel 5 - Verplichtingen Opdrachtgever

Opdrachtgever verplicht zich tot:

• Het tijdig verstrekken van alle benodigde informatie en toegang
• Het verschaffen van read-only toegang tot relevante systemen (bankrekening-exports, boekhoudpakket, of SaaS-management platform)
• Het aanwijzen van een contactpersoon die bevoegd is beslissingen te nemen
• Het waarborgen van de juistheid van verstrekte gegevens

Artikel 6 - Prijzen en betaling

6.1 Prijsmodellen

SubscriptieScan hanteert twee prijsmodellen:

• Optie 1 - Vaste fee: Eenmalig bedrag voor audit en Rapport (€495 excl. BTW voor standaard MKB-audit)
• Optie 2 - Success-based: 20% van de gerealiseerde jaarlijkse besparing, eenmalig gefactureerd na implementatie

6.2 Betalingstermijn

Betaling dient te geschieden binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

• Optie 1: Factuur wordt verstuurd bij oplevering van het Rapport
• Optie 2: Factuur wordt verstuurd na succesvolle implementatie van minimaal 75% van de aanbevelingen

6.3 Berekening besparing (bij Optie 2)

De besparing wordt berekend als het verschil tussen de oorspronkelijke jaarlijkse kosten en de geoptimaliseerde jaarlijkse kosten na implementatie. Alleen besparingen op abonnementen die daadwerkelijk geïmplementeerd zijn, tellen mee.

Artikel 7 - Geheimhouding

SubscriptieScan verplicht zich tot strikte geheimhouding:

• Alle verkregen informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld
• Informatie wordt niet gedeeld met derden zonder uitdrukkelijke toestemming
• Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend
• Op verzoek wordt een separate NDA (Non-Disclosure Agreement) ondertekend

Artikel 8 - Bewaartermijn gegevens

Audit-specifieke gegevens (transactiehistorie, logins, technische data) worden maximaal 90 dagen na oplevering van het Rapport bewaard en daarna permanent verwijderd. Facturen en contractuele documenten worden 7 jaar bewaard conform fiscale wetgeving.

Artikel 9 - Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op het Rapport, methodologieën, en door SubscriptieScan ontwikkelde tools berusten bij SubscriptieScan. Opdrachtgever ontvangt een niet-exclusief gebruiksrecht voor intern gebruik van het Rapport.

Artikel 10 - Aansprakelijkheid

10.1 Adviserende rol

SubscriptieScan adviseert over mogelijke besparingen. De uiteindelijke beslissing over implementatie ligt bij Opdrachtgever. SubscriptieScan is niet aansprakelijk voor eventuele negatieve gevolgen van door Opdrachtgever genomen beslissingen.

10.2 Beperking aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid van SubscriptieScan is beperkt tot:

• Het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitbetaald, of
• Bij geen of ontoereikende uitkering: het aan Opdrachtgever gefactureerde bedrag voor de betreffende opdracht

10.3 Indirecte schade

SubscriptieScan is nooit aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder bedrijfsschade, gemiste besparingen, verlies van gegevens, of reputatieschade.

Artikel 11 - Overmacht

In geval van overmacht (ziekte, storing in systemen, uitval van derden) heeft SubscriptieScan het recht de uitvoering op te schorten zonder aansprakelijkheid. Bij overmacht langer dan 30 dagen kunnen beide partijen de overeenkomst ontbinden.

Artikel 12 - Herroepingsrecht

Opdrachtgever heeft het recht de overeenkomst binnen 14 dagen na ondertekening te herroepen, mits de audit nog niet is gestart. Na aanvang van de werkzaamheden vervalt het herroepingsrecht.

Artikel 13 - Toepasselijk recht en geschillen

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam, tenzij partijen overeenkomen geschillen via mediation op te lossen.

Artikel 14 - Wijzigingen

SubscriptieScan behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen van tevoren gecommuniceerd via e-mail en gepubliceerd op de website. Lopende overeenkomsten blijven onder de oude voorwaarden vallen, tenzij wettelijk anders bepaald.